104 astuces pour gagner du temps !
"Votre meilleure astuce pour gagner du temps"

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Ci-dessous mon article que vous trouverez à la page 305 de l'ebook.

Certains doivent penser : « Quelle chance ont les mamans du 21^ème siècle. Quel confort extraordinaire !».

Tout ce confort permet d’avoir plus de temps libre pour s’occuper de soi.

C’est oublier un peu trop vite que les mamans ont aussi beaucoup plus de pression et d’exigences de la part de la société : travailler en étant performantes professionnellement, être d’excellentes cuisinières, avoir une belle maison bien rangée, être minces, sportives, belles et avoir des enfants bien élevés qui réussissent à l’école !

Voici les trucs d’une maman qui donne des séminaires sur la gestion du temps et qui essaie de les appliquer dans sa vie privée mais aussi dans sa vie professionnelle.

"Je n’aimais pas planifier et je regardais d’un petit air narquois ma sœur qui ne se déplaçait jamais sans sa liste des tâches, sur un petit calepin. Mais en me formant à la gestion du temps dans le but d’assurer les formations à mon tour, j’ai bien dû me rendre à l’évidence. Sans planification, sans noter, je perdais un temps considérable en déplacements inutiles, en rattrapages suite à un oubli, en conflits à gérer pour du travail à terminer à la dernière minute."

En tant que spécialiste d’Outlook, je me suis d’abord organisée autour de cet outil.

Tout d’abord le calendrier

J’y mets les rendez-vous en comptant le temps de déplacement, sans oublier de prévoir le temps nécessaire s’il y a des embouteillages.

Je bloque des plages horaires pour toutes les tâches qui me prennent une heure ou plus.

Le temps utile pour préparer la prochaine formation ?

Ce temps je le découpe en plages d’une heure à deux heures consécutives maximum, et je les répartis sur plusieurs jours.

Pourquoi cette durée ?

Parce qu’il faut au moins 15 minutes pour se mettre dans la tâche, rassembler les documents, mettre le téléphone sur répondeur et rentrer dans le sujet.

De plus, d’après les études sur les cycles d’efficacité, le temps maximum de concentration pour accomplir un travail intellectuel est de 45 minutes.

Une petite pause (café, thé, eau, biscuit) fenêtre ouverte pour respirer après 45 minutes sera la bienvenue, et ensuite reprise du travail jusqu’à la fin de la plage planifiée.

Pour ne pas me déconcentrer, j’essaie de ne plus être « multitâche » : lire mes mails, sms et taper un document en même temps, je ne le fais plus !

Si je pratique le multitâche, il me faudra à chaque interruption, 5 à 10 minutes pour me concentrer à nouveau.

En plus du calendrier, j’utilise la liste des tâches.

Que mettre dans cette liste ?

Toutes les petites choses qui me prennent moins d’une heure :

• téléphoner à un client 
• envoyer un document par mail

Dans le passé, avoir trop de choses en tête altérait ma concentration sur la tâche en cours, ce qui rallongeait son temps de réalisation.

De plus, toutes les petites choses à faire pour le bien être de ma fille ne quittaient pas mon esprit.

Il fallait que j’appelle le dentiste pour un prochain rendez-vous, que je n’oublie pas de payer son inscription au cours de danse, que je lui rappelle de terminer un travail pour l’école.

J’ai pris alors la peine d’ajouter toutes ces pensées dans ma liste des tâches.

Et là, miracle !

Dès que la pensée parasite était inscrite dans la liste des tâches, elle disparaissait de mon esprit.

Même mon anxiété quand ma fille ne se sentait pas bien et qu’elle restait seule à la maison disparaissait en notant « appeler la maison à 10 heures » avec un rappel automatique pour que je puisse me concentrer sur mon travail jusqu’à cette échéance.

Organiser son anniversaire : trouver une date, créer la liste des copines à inviter, lancer les invitations, commander les boissons, effectuer les achats.

Ces activités se retrouvent notées et ainsi gérées efficacement avec une date de réalisation.

Au fil de mes formations, les chapitres qui recueillent le plus de suffrages de la part de mes participants sont : "S'organiser avec Outlook" et la "Matrice d'Eisenhower" !

Mais tout le monde n'a pas Outlook sur son ordinateur....

Mais en cherchant sur le net .... j'y ai trouvé  : L'OUTIL

C'est un outil de planification qui me permet de voir d'un seul coup d'oeil toutes mes tâches : maison, travail, sport, etc...

C'est une VRAIE matrice d'Eisenhower qui peut être synchronisée avec mon smartphone et consultée via le net.

Avec l’arrivée des agendas électroniques et des applications sur les téléphones portables et les tablettes, le calendrier et les tâches sont devenus transportables.

J’introduis des rappels pour toutes les choses qui doivent se produire à une heure précise, coups de fil à donner, rendez-vous.

Ces rappels me suivent partout, y compris dans ma voiture.

Grâce à eux, plus de rendez-vous manqués, plus de problèmes à rattraper.

Le rêve !

On peut y créer plusieurs listes suivant nos différents rôles :

manager, cuisinière, sportive, présidente de club, trainer, organisatrice de fêtes, pourvoyeuse de commissions. 

Cela se présente comme ci-dessous.

Et le temps pour rêver ? Est-ce que je le planifie aussi ?

Grâce à mon organisation, il me reste du temps pour rêver, méditer, faire une sieste (de 2 minutes).

Essayez ! Planifiez !

Vous allez gagner du temps pour vous...

Exemples : 2 heures pour faire du sport, temps de préparation et de trajet inclus, déjeuner ou apéritif avec une amie, coiffeur et rendez-vous avec moi-même.

Je me lève aussi la première pour avoir la salle de bain rien que pour moi et ne pas avoir de conflits de grand matin.

Quand je lave mes vêtements, je les replace sur le cintre pour former des ensembles, ce qui m’évite de trop réfléchir le matin pour m’habiller.